Você tem uma empresa? Tem funcionários? Armazena e utiliza dados de clientes, funcionários, prospects e parceiros com fins econômicos?
Se você respondeu sim a apenas uma dessas perguntas e ainda nem parou para pensar nos impactos da LGPD para o seu negócio, incluindo a comunicação, vou avisar logo: apresse-se!
OK, você não está sozinho, já que há poucas semanas uma pesquisa realizada pela EY revelou que algumas empresas confundiam LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), com LGBTQIAP+! Sim, o tema inclusão da diversidade é de extrema importância e deve estar no topo das prioridades de todo empresário, mas hoje vou me concentrar na lei, que entrou em vigor no fim de agosto e cujas multas começarão a ser aplicadas no início de 2021.
Com a pandemia, o foco foi sobreviver ao mesmo tempo que os negócios eram reinventados. Agora, você incluirá mais um tópico no seu plano de contingência: a adequação à lei que protege os dados pessoais, ou seja, tudo o que permite identificar uma pessoa, como nome, números de documentos, data de nascimento, endereços, fotografias… além dos dados considerados sensíveis, como religião, gênero, raça ou etnia, resultados de exames etc. E tem mais, os hábitos de consumo e preferências dessas pessoas, armazenados por conta do monitoramento via GPS, apps e cookies de sites também se enquadram na lei.
Basicamente, esses são os dados essenciais que norteiam toda a comunicação de uma empresa com diferentes públicos!
Imagine que o gestor de cultura e pessoas organizou a comemoração dos aniversariantes do mês e as fotos da comemoração serão postadas na newsletter interna e nas redes sociais da empresa. Isso só poderá ser feito mediante o consentimento dos titulares dos dados (no caso os funcionários). E se amanhã uma dessas pessoas mudar de ideia e decidir revogar essa autorização, a empresa deverá excluir essas publicações e provar que fez isso!
Esse exemplo é apenas para mostrar que o projeto de adequação à LGPD deverá envolver a organização como um todo! Porque do board ao estagiário, em algum momento, alguém terá acesso a algum dado pessoal e, ainda que sem a intenção, poderá prejudicar a empresa com um simples post em redes sociais.
O primeiro passo é mapear quais os dados pessoais que passam pela empresa e são armazenados. Uma dica é listar todos os stakeholders, quais dados de cada um são armazenados, como/quando são usados, onde os dados são guardados, como são protegidos e quais os riscos de eventual vazamento.
Quem é a pessoa mais indicada para fazer isso? Vai depender do tipo e tamanho do seu negócio, por isso uma boa ideia seria criar um comitê multidisciplinar, já que o responsável pela TI não saberá quais são as próximas campanhas de endomarketing, as divulgações para imprensa, as ações com influenciadores digitais etc.
Com esse mapeamento em mãos chegou a hora de chamar ajuda especializada! Uma consultoria de negócios especializada em riscos fará uma análise técnica do cenário, com um olhar crítico e independente para apontar falhas que precisam ser corrigidas.
Um erro comum é achar que o responsável pela tecnologia será o salvador da pátria e, não é bem assim! Não adianta ter o melhor sistema antivírus, firewall e a última tecnologia contra ciberataques, se a empresa continuar a enviar newsletters para uma base de contatos que não foi adequada à nova lei. A sua base pode ser opt-in, mas quando foi criada não explicou quais dados pessoais seriam armazenados, nem como seriam usados.
Da mesma forma, não será suficiente pedir ao jurídico ou advogado da empresa para adequar todos os contratos à nova lei e deixar de lado a política de cookies do site e os termos de uso do aplicativo da empresa.
Unir o comitê de profissionais de diversas áreas à experiência da consultoria, pode ser o caminho mais rápido e eficaz para se chegar ao compliance com a LGPD.
Além dos exemplos citados anteriormente, a comunicação terá um papel fundamental: garantir a disseminação da nova política de procedimentos que entrará em vigor na empresa por conta da adequação à lei.
Em alguns casos, como nas áreas de PR, sejam internas ou em agências, isso implicará na mudança de cultura e de atitudes que já estão enraizadas, como o compartilhamento de mailings com dados de jornalistas ou influenciadores digitais.
E para que as mudanças se tornem hábitos e integrem a nova cultura serão necessários treinamentos e ações constantes de conscientização.
Como responsáveis por cuidar tanto da reputação da marca quanto por ajudar a promover a empresa e ajudar nas vendas, os profissionais de comunicação e marketing também podem tomar a frente para acelerar a adequação da empresa à nova lei.
Até porque, mediante uma reclamação ou vazamento de dados por ciberataque, a equipe de comunicação será a primeira a ser acionada para gerenciar a crise! #Ficaadica
Vânia Gracio (ela/she) é Founder & CEO da agência de PR, Sing Comunicação, mãe de 4 gatos (Alanis, Amy, Bowie e Dave Grohl), 99% vegetariana, wine lover, apaixonada por comunicação e inovações tecnológicas
