A Prefeitura de São Paulo, com um contingente de mais de 136 mil servidores ativos distribuídos entre diversos órgãos da Administração Direta, enfrentava um desafio logístico e estrutural significativo na gestão de saúde dos seus servidores, sendo a Secretaria Municipal de Gestão, por meio da Coordenadoria de Gestão de Saúde do Servidor (COGESS), a responsável por coordenar as atividades técnicas e administrativas relativas às demandas médico-periciais de servidores e candidatos a concursos públicos.
Até 2008, segundo a Dra. Valéria Pugliese, Coordenadora da Coordenadoria de Saúde do Servidor, e a Dra. Laura Santucci, Coordenadora da Coordenadoria de Epidemiologia e Informação, ambas da Prefeitura de São Paulo, todo o processo de registro das perícias médicas dos servidores municipais era manual, com laudos preenchidos em formulários de papel e armazenados em pastas físicas.
Com o tempo, esse formato gerou um legado de mais de 500 mil prontuários armazenados, cada um sujeito a um prazo de guarda de 40 anos, conforme decreto municipal. A situação era agravada pela falta de atualização do Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências (SIGPEC), utilizado para o registro das perícias, que não permitia, por exemplo, assinaturas digitais ou o download/upload de documentos, perpetuando a dependência de processos manuais.
O cenário antes e depois da inovação
O sistema SIGPEC, implantado em 2008, consistia em dois módulos interligados: o Módulo RH, para registros funcionais e de pagamento, e o Módulo COGESS, para dados das perícias médicas, explicam as duas coordenadoras. Apesar da evolução representada pela informatização parcial, as limitações do sistema inviabilizavam soluções modernas como a assinatura digital certificada. Isso exigia a impressão de laudos para assinatura física e armazenamento, aumentando custos e dificuldades logísticas.
Em 2021, a Secretaria Municipal de Gestão, em parceria com a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município de São Paulo (PRODAM), implantou o Prontuário Eletrônico (PE) como solução definitiva para a gestão de saúde dos servidores. O sistema foi desenvolvido em uma interface web moderna, utilizando linguagens simples como HTML, CSS e JavaScript, o que facilitou sua integração com o banco de dados do SIGPEC.
Com esse projeto, a Secretaria Municipal de Gestão da Prefeitura de São Paulo ficou entre os finalistas do Prêmio Inovativos 2024, na categoria Serviços ao Cidadão e Setor Público.
O PE trouxe funcionalidades inovadoras como:
- Assinatura eletrônica certificada.
- Upload e armazenamento de documentos em área blindada.
- Redução da dependência de papéis e custos de transporte.
A inovação foi liderada pela SEGES, com a COGESS e a Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (COTIC) responsáveis por buscar soluções tecnológicas sustentáveis. A PRODAM desempenhou papel fundamental no desenvolvimento técnico, garantindo a integração e a segurança dos dados.
Resultados Atuais e Impactos
Segundo as coordenadoras, em 2024, o sistema PE já havia registrado 276.228 perícias. Todos os atendimentos são armazenados de forma digital, permitindo extração de relatórios estatísticos e epidemiológicos detalhados. A modernização proporcionou agilidade no atendimento e redução significativa de custos operacionais.
O PE continuará a evoluir, com novas funcionalidades previstas, como o agendamento online de perícias pelos próprios servidores. A proposta, de acordo com Valéria e Laura, é tornar o sistema ainda mais acessível e eficiente, fortalecendo a gestão pública de saúde.
Para as duas coordenadoras do município, receber o prêmio Inovativos foi um marco para a equipe, destacando o compromisso com a modernização da gestão pública e a superação de desafios. “Este reconhecimento reforça a relevância de iniciativas inovadoras no setor público, inspirando outras organizações a seguirem caminhos semelhantes”, finalizam.
